Kodeks

for Brancheforeningen af Danske Distributionsvirksomheder.
Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling i Vejle d. 1. dec. 2008.

Nærværende kodeks er en del af vedtægterne for Brancheforeningen af Danske
Distributionsvirksomheder.

Kodeksens formål er at højne branchens faglige niveau og almindelige omdømme blandt kunder, medarbejdere, befolkning og hos myndigheder.

For at nå dette mål, er der vedtaget en række standarder, som det enkelte medlem som minimum er forpligtet til at overholde.

Alle medlemmer af Brancheforeningen er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende vedtægter samt kodeks, der er at betragte som en integreret del af Brancheforeningens vedtægter.

Generelle standarder for medlemskab.

Medlemmerne er forpligtet til, på brevpapir, salgs- og omdelermateriale m.v., at gengive
Brancheforeningens bomærke.

Hvis et medlem, til skade for foreningen eller branchens omdømme, overtræder Brancheforeningens kodeks, kan bestyrelsen udelukke medlemmet jf. vedtægternes § 12. Udmeldte og udelukkede medlemmer må ikke gøre brug af Brancheforeningens navn, bomærke og tryksager.

Det enkelte medlem er forpligtet til at efterleve god markedsføringsskik, samt de til enhver tid gældende ”Retningslinier om god markedsføringsskik ved omdeling af adresseløse forsendelser” udstedt af Forbrugerombudsmanden, der er en integreret del af Brancheforeningens kodeks, og anført på de sidste sider af kodeks.

Hvert enkelt medlem er forpligtet til at være registreret som postvirksomhed.

Som minimum skal de til enhver tid gældende love og regler om arbejdsmiljø overholdes. Den p.t. gældende lov af 22/12 2004 vedtagne arbejdsmiljøregler for unges arbejde (under 18 år) og tilhørende bekendtgørelser, seneste LBK nr. 268 af 18/3 2005, skal overholdes. Brancheforeningens håndbog om sikkerhed ved unges arbejde og APV giver aktuel vejledning, og bør benyttes.

Alle reklamationer der vedrører ”Retningslinier om god markedsføringsskik ved omdeling af adresseløse forsendelser”, herunder en af de to Nej-tak ordninger, skal indberettes til en central database, der for Brancheforeningen er oprettet i Forbruger-Kontakt. Årsagen til dette er, at Brancheforeningen løbende skal evaluere med Forbrugerombudsmanden om reglernes overholdelse. Evt. reklamationer over  ovenstående der vedrører andre distributører, skal omgående sendes til den distributør, der har forestået den fysiske distribution.

Kunderne

Stk. 1:
Hvert enkelt medlem forpligter sig til at arbejde for at sikre kunderne den bedst mulige omdeling.

Stk. 2:
Enhver aftale om en adresseløs forsendelse skal skriftligt bekræftes overfor kunden før omdelingens start.

Aftalen skal som minimum indeholde oplysninger om:

1. Omdelingsperiode
2. Hvem der er modtagere, f.eks. husstande, kontorer etc.
3. Specificeret geografisk dækningsområde.
4. Antal modtagere i dækningsområdet.
5. Tryksagens navn, vægt/format/sidetal + evt. tælleoplag.
6. Miljøbestemmelser, f.eks. grænsen for toluenindhold samt test af samme.
7. Leveringstidspunkt, leverings- eller afhentningssted.
8. Optælling og bundtning.
9.
Den erfaringsmæssige gennemsnitlige dækningsprocent skal være på minimum 95 %, dog kan den målbare dækningsprocent efter de lokale forhold være lavere.

10. Pris- og betalingsbetingelser.
11. Reklamationsprocedure.
12.
At respektere de modtagere, der har opsat det autoriseret mærke ”Reklamer – Nej tak”, og dermed har frabedt sig reklametryksager, således at ingen tryksager afleveres til disse husstande. Kun distrikts-, uge-, måneds- og regionalaviser, telefonbøger og lokale vejvisere, aftenskolekataloger samt ikke kommercielle tryksager fra stat, region og kommune, eller kirkeblade, valgbrochure, velgørende foreninger og sygdomsbekæmpende organisationer og lign. ikke kommercielle tryksager, kan omdeles til disse husstande.

13.
At respektere det opsatte og autoriserede mærket ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”. Til disse husstande må der ikke omdeles tryksager, aviser og andre skrifter, der er omfattet af markedsføringsloven. Kun ikke kommercielle tryksager fra stat, region og kommune, eller velgørende foreninger og sygdomsbekæmpende organisationer, kirkeblade, valgbrochure og lign. ikke kommercielle tryksager, kan omdeles til disse husstande.

14.
I tvivlstilfælde om tryksager, aviser eller skrifter er omfattet af ovenstående, kan Forbrugerombudsmanden eller Brancheforeningen spørges.

Stk. 3:

Generelle forhold:

1.
Husstande. I Brancheforeningens regi er en husstand defineret som:

En privat beboelse (villaer, rækkehuse, lejligheder, landbrugsejendomme og værelser), hvor der er navneskilt og eget brevindkast eller anden selvstændig afleveringsmulighed. Gruppen omfatter også besøgs- og samlingsstuer på institutioner (plejehjem m.v.), hvor der ikke er direkte omdeling til de enkelte beboere. Sådanne medtages som én husstand, hvis ikke andet er aftalt med ledelsen på institutionen.

2.
Opgørelse og registrering af en husstand/modtagere.

Opgørelse og registrering af antal husstande og øvrige modtagere, skal foretages individuelt og løbende for hver gruppe der omdeles til. Det indstilles til Brancheforeningens medlemmer, at der tilstræbes overensstemmelse mellem medlemmets tal og Post Danmarks distributionstal.

Hvis der er afvigelser pr. postområde/postnr. med Post Danmarks aktuelle distributionstal, da skal distributionsvirksomheden hvis antal væsentlig afviger, kunne redegøre for differencen.

Målet for Brancheforeningens medlemmer er distributionstal, der max. afviger +/- 2-3 %, alt efter områdets beskaffenhed og størrelse, fra de af Post Danmark sidste offentliggjorte distributionstal for såvel samtlige husstande, som husstandstal reguleret for de to Nej-tak ordninger.

3.
Dækningsprocent.

At overholde Brancheforeningens foreskrevne gennemsnitlige dækningsprocent på 95 % som et minimum.

4.
Kontrolprocedure.

Medlemmet forpligter sig til kontinuerligt at gennemføre kontrol af distributionen i hele sit dækningsområde, som en løbende proces – der skal have til formål at optimere omdelingskvaliteten – en kontrol, som også omfatter områder, hvorfra der ingen eller kun få reklamationer indgår. Der skal foreligge mindst tre enslydende positive svar fra husstande i reklamationens nærområde, før en rute registreres som positiv.

Næres der begrundet tvivl om omdelingskvaliteten i et område – skal et medlem gennemføre en kontrol, der i volumen, spredning og kvalitet med rette kan bevise den opnåede dækningsprocent, jf. husstandene (modtagerne) stk. 6.

5.
Afhjælpning af eventuelle fejl.

Alle reklamationer fra kunder, som indgives senest 4 dage efter distributionen er afsluttet, skal behandles hurtigst muligt og inden for 24 timer. Ved konstateret mangelfuld omdeling, skal der efterdækkes i fornødent omfang, medmindre dette ikke er ønsket af kunden. Reklamationer der foreligger senere end 4 dage efter distributionens afslutning, vil alene have forebyggende effekt ved kommende omdelinger.

Opsamlinger af tryksager og aviser der er fralagt på måtten/trappen og i naturen, foretages altid og samme dag – uanset reklamationstidspunkt.

6.
Besvarelse af reklamationer.

Alle reklamationer besvares gerne skriftligt og senest 24 timer efter reklamationens modtagelse.

7.
At de for kunderne opbevarede oplag er forsikrede.

Alle oplag af aviser, reklamer og vareprøver der er i distributionsfirmaets varetægt, skal være behørigt forsikret, uanset om materialet befinder sig på egne lagre, under transport/distribution eller henstår på depoter.

8.
Distributionsvirksomheden skal være opmærksom på, at der i henhold til politivedtægten og straffeloven kan idømmes straf i tilfælde af forsætlig eller uagtsom medvirken til udbredelse af anstødeligt materiale, ringeagtsytringer, utugtige – eller diskriminerende reklamer, eller lignende der med rette kan støde modtagerne. Hvis nogle af Brancheforeningens medlemmer skønner, at det til distribution modtagne materiale er i strid med ovenstående, kan de ikke pålægges at forestå distributionen.

9.
Sampak/indstik, der ikke er en naturlig del af tryksagen/avisen, og fra samme afsender, skal altid betragtet som en selvstændig tryksag, og afregnes som sådan. Sådanne indstik betragtes som en selvstændig tryksag, og må derfor ikke afleveres til husstande med et opsat skilt ”Reklamer – Nej tak”.

Husstandene (modtagerne)
Stk. 1:

Vort besøg hos modtagerne skal være velkomment, således at det omdelte materiale modtages positivt. Omdelingen skal derfor foregå så gnidningsfrit og korrekt som muligt.

Stk. 2:

Omdelingen må kun foregå til brevkasse, gennem brevsprække eller eventuelt ved personlig aflevering, og skal altid overholde de til enhver tid gældende ”Retningslinier om god markedsføringsskik ved omdeling af adresseløse forsendelser”, udstedt af Forbrugerombudsmanden.

Omdeling, der ikke foregår direkte til husstandenes brevsprække eller postkasse, for eks. til opsatte rør, ved nedkørslen til ejendommen, eller ved udkast, med avisen/tryksagen pakket i plast, kan finde sted under 5 forudsætninger:

• at det sker efter udtrykkelig aftale med husstanden, gerne skriftligt

• at det sker på en ordentlig og hensigtsmæssig måde, der ikke er til gene for beboerne

• at omdelingsvejledningerne suppleres med vejledning om omdelingsmetoden

• at der ikke omdeles adresseløse tryksager til husstande med ”Reklamer – Nej tak”

• at der ikke omdeles adresseløse tryksager og aviser til husstande med ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”.

Stk. 3:

Af en skriftlig omdelingsvejledning til omdelere, depoter m.v. skal det klart fremgå, hvordan der omdeles korrekt til alle former for modtagerne. For at omdelingen er korrekt, skal alt altid afleveres helt ind gennem brevsprækken/røret. Der må ikke afleveres tryksager/aviser til postkasser/ postkasseanlæg eller rør der er fyldt, således at det er synligt for uvedkommende, at der ikke er nogle hjemme på husstanden. Hvis der omdeles skrifter, der ikke er omfattet af de til enhver tid gældende Nej-tak ordninger, jf. kunder stk.2 pkt. 12 & 13, skal disse omdeles til samtlige husstandes brevkasser/brevsprækker.

Stk. 4:

Det er overordentlig vigtigt for en fortsat frivillig ordning, at alle distributionsvirksomheden undlader at omdele reklametryksager til husstande, der har opsat det autoriseret skiltet ”Reklamer – Nej tak”, samt at der ikke omdeles reklamer eller aviser til husstanden med det autoriserede skilt ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”.

Stk. 5:

For at sikre, at tilbudene og kommunikationen til husstandene er maksimal, skal dækningsprocenten af de enkelte distributioner som gennemsnit opfylde minimum 95 %.

Stk. 6:

For at fastholde og påvise en høj og ønsket dækningsprocent, minimum 95 %, foretages efter hver distribution en kontrol på udvalgte modtageradresser, ved besøg eller telefonopkald, og i et sådan omfang og antal, at der er statistisk belæg for de forelagte kontrolresultater og den deraf følgende dækningsprocent.

Stk. 7:

Alle reklamationer skal behandles seriøst og hurtigt, også reklamationer fra husstande der ikke har modtaget m.v. Evt. reklamationer der omfatter Forbrugerombudsmandens retningslinier, skal besvares inden 4 dage, og indberettes til den til formålet oprettede database. Evt. reklamationer over fralagte aviser/tryksager skal prioriteres højt, og der skal straks og altid foretages oprydning.

Stk. 8:

Alle Brancheforeningens medlemmer er forpligtet til at have en erhvervsansvarsforsikring, dækkende omdelernes arbejde, således at et evt. dækningsberettiget uheld og deraf følgende skade, forvoldt af omdelerens besøg i husstanden, holder både husstanden og omdeleren skadesløs.

Omdelerkorpset
Stk. 1:

Det enkelte medlem er forpligtet til at efterleve alle lov- og myndighedskrav, som relaterer sig til vort arbejde og beskæftigelsen af et ofte stort antal unge mennesker.

Stk. 2:

Omdelerkorpset bør til stadighed sikres de bedst mulige arbejds- og lønforhold.

Den til enhver tid gældende vejledning til unge omdelere der arbejder med omdeling af aviser og tryksager, omhandlende blandt andet arbejdsmiljølovens regler, udarbejdet af Brancheforeningen, skal følges, og omdelerne og deres forældre skal være velorienterede om indholdet.

Stk. 3:

For at gøre omdelernes arbejdsforhold optimale og undgå misforståelser, er alle Brancheforeningens medlemmer forpligtet til ved omdelerens opstart at udlevere/orientere om:
1. Rutebeskrivelse med gader og nummerfortegnelse, samt evt. indtegnet kort over de gader og husstande, omdeleren skal distribuere til.
2. En omdelerinstruktion omfattende alle omdelingsregler, tidsfrister m.v., der er gældende for den pågældende omdelingsopgave herunder valgt modtagergruppe, og svarende til medlemmets salgs- og handelskonditioner.
3. De til en sikker omdeling nødvendige redskaber/hjælpemidler. I de tilfælde hvor der bruges dyre tasker eller vogne, skal disse kunne lånes, lejes eller købes på fordelagtige vilkår.
4. En grundig – mundtlig eller skriftlig ergonomisk orientering for at forebygge alle former for skader, der kan forekomme under arbejdets udførelse. Alle omdelere skal som minimum have modtaget Brancheforeningens folder ”Omdeling af aviser og Tryksager”.
5. At omdelerne er omfattet af APV, således at de til enhver tid gældende regler om APV iværksættes og overholdes løbende. Senest 3 måneder efter ansættelsen, skal omdeleren have modtaget et APV skema, og udfyldt og returneret det til distributionsfirmaet.
6. At distributionsfirmaet overholder de af Brancheforeningen gældende regler omkring sikkerhedsgrupper for unge omdelere, som er godkendt af Arbejdstilsynet.
7. At alle omdelere – uanset alder – som minimum er omfattet af en lovpligtig
arbejdsskadeforsikring. For at imødegå evt. erstatning for skader omdeleren ved uheld kan forvolde under omdelingen, skal der også være tegnet en erhvervsansvarsforsikring.
8. Hvis det er nødvendigt for at komme ind i en opgang, at omdeleren ringer på, skal både omdeler og distributionsfirma være opmærksom på eventuelle beboernes klager, og respektere deres ønsker om, at der ikke ringes på hos den samme beboer hver gang.
9. Det er det enkelte medlems ansvar, at alle tilknyttede SEér (underentreprenører m.v.) har alle forsikringsforhold i orden, således at alle deres omdelere er omfattet af en lovpligtig arbejdsskadeforsikring, samt at SEéren har tegnet en erhvervsansvarsforsikring, til dækning af evt. skader som omdelerne kan forvolde under omdelingen.
10. Det er det enkelte medlems ansvar, at alle SEèr overholder Forbrugerombudsmandens retningslinier, samt respekterer de to Nej-tak ordninger.

Ved ansættelsen altid sikres:

1. Ved opstart skal altid sikres, at både omdelere og forældre – værge – har modtaget og læst ansættelsesforholdets regler, herunder bl.a.
• Beskrivelse af job, ansvar og lønforhold.
• Ophørsregler og ferieforpligtelser.
• Arbejdstid og tilhørsforhold.
• Regler og instruktion om arbejdsmiljø m.v.
Den udleverede jobaftale skal underskrives af forældre – værge – og returneres til medlemmet, der opbevare denne indtil hele ansættelsesforholdet er afsluttet.
2. At Brancheforeningens brochure ”Omdeling af aviser og tryksager”, om sikkerhed, love m.v. altid bliver udleveret ved en omdelerens ansættelse

Således vedtaget på Brancheforeningens ekstraordinære
generalforsamling i Vejle, den 1. dec. 2008


Retningslinjer om god markedsføringsskik ved omdeling af adresseløse forsendelser, november 2008, som revideret januar 2009
Indledning

1. Afgrænsninger
2. Muligheder for at afvise modtagelsen af adresseløse forsendelser
2.1. ”Reklamer – Nej tak”
2.2. ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”
2.3. Tilmelding
2.4. Opdatering af tilmeldinger
3. Korrekt aflevering
3.1. Vareprøver
3.2. Aflevering i landområder
4. Kontrol med overholdelsen af retningslinjerne
4.1. Distributørernes pligter
4.2. Evaluering af retningslinjerne
5. Ikrafttræden

Indledning

Efter forhandling med Forbrugerrådet, Brancheforeningen af Danske Distributionsvirksomheder, Danske Avis-, Post- og Reklamedistributører, Dansk Erhverv, DI, Danske Reklame- og Relationsbureauers Brancheforening, Danske Dagblades Forening, Foreningen af danske lokale ugeaviser, Post Danmark A/S, Forbruger-Kontakt, Søndagsavisen a-s, Finansrådet, Forsikring & Pension og idényt a-s (som observatør)

og med deltagelse af Økonomi- og Erhvervsministeriet og Transportministeriet som observatører er der i medfør af markedsføringslovens § 24, stk. 1, udarbejdet nedenstående retningslinjer.

Retningslinjerne skal ses som udtryk for Forbrugerombudsmandens generelle opfattelse af, hvad der kan anses for god markedsføringsskik på markedet for omdeling af adresseløse forsendelser, således at alle aktører på markedet forudsættes at følge retningslinjerne.

1. Afgrænsninger

Omdeling omfatter dels håndtering af adresseløse forsendelser i forhold til ”nej tak”-ordninger, dels selve afleveringen af forsendelserne.

Om der kan stilles krav om, at en afsender af en adresseløs forsendelse og en erhvervsdrivende distributionsvirksomhed skal respektere en ”nej tak”-ordning, afhænger af, om forsendelsen er omfattet af markedsføringslovens anvendelsesområde.

Markedsføringsloven omfatter enhver handling foretaget i erhvervsøjemed. Forsendelser/henvendelser, som har karakter af en erhvervsmæssig aktivitet, herunder enhver form for reklame, hvad enten der er tale om egentlige opfordringer til køb eller blot branding af en virksomhed, er derfor omfattet. Det følger af markedsføringslovens § 2, stk. 1.

Ved adresseløse forsendelser forstås herefter i disse retningslinjer forsendelser af enhver art, som har karakter af en erhvervsmæssig aktivitet, og som er uden en adresse og omdeles til modtagerne uden betaling. Der kan være tale om tilbudsaviser, salgskataloger, kataloger fra aftenskoler, lokale vejvisere og telefonbøger, lokale- og regionale ugeaviser, daglige gratisaviser samt blade/magasiner. Opregningen er ikke udtømmende.

Retningslinjerne regulerer derimod ikke adresseløse forsendelser, der ikke er omfattet af markedsføringslovens anvendelsesområde, dvs. ikke har karakter af en erhvervsmæssig aktivitet, jf. dog punkt 3 og 4 nedenfor om korrekt aflevering. Der kan fx være tale om statslig, kommunal og regional information (fx tryksager om skat eller lokalplaner), valgmateriale fra politiske partier, indsamlings-, eller oplysningsmateriale fra velgørende foreninger eller sygdomsbekæmpende organisationer samt materiale fra religiøse institutioner, såsom lokale kirkeblade. I tilsvarende omfang undtages nødvendig information af almen samfundsmæssig interesse, selv om denne gives i forbindelse med erhvervsmæssig virksomhed. Der kan fx være tale om information fra kommunale eller private vandværker om lukning for vandet i en periode.

Aviser og andre skrifter forstås i disse retningslinjer som udgivelser, der omdeles periodisk til modtagerne uden betaling og har et ikke ubetydeligt redaktionelt indhold i forhold til andelen af reklamer.

Skrifterne skal have det blandede indhold, der typisk karakteriserer aviser, ugeaviser, blade, tidsskrifter og lignende, og som hidrører fra forskellige kilder. Det redaktionelle indhold skal endvidere dække et bredere emneområde og fx bringe aktuelle nyheder og meningsdannende stof fra udgiverområdet. Der må ikke være en direkte tilknytning mellem det redaktionelle stof og annoncer, og udgivelsen må ikke tage sigte på at fremme afsætningen af et eller flere bestemte produkter eller markedsføre en bestemt virksomhed. Hovedformålet med udgivelsen må ikke være kommerciel reklame.

Et skrift udgivet af en erhvervsdrivende om dennes virksomhed vil som udgangspunkt blive anset for en reklame, uanset om skriftet udgives periodisk og har et vist redaktionelt indhold.

Omdeles aviser/skrifter med såkaldte indstik, kan disse alene anses som en del af avisen/skriftet, hvis indstikket faktisk er en del af hovedproduktet, eller det udtrykkeligt fremgår, at indstikket er et bilag til avisen/skriftet. Er der denne sammenhæng, indgår indstikket i den samlede vurdering af, om avisen/skriftet opfylder betingelserne for ikke at blive anset for reklame. I modsat fald vil indstikket blive anset for en almindelig adresseløs forsendelse og kan i sig selv blive anset for en reklame. Vareprøver vil ikke kunne anses som indstik.

Selv om telefonbøger, lokale vejvisere og aftenskolekataloger mv. må anses for reklamer i markedsføringslovens forstand, er de særligt reguleret i disse retningslinjer, jf. nærmere under punkt 2.

Telefonbøger og lokale vejvisere forstås i disse retningslinjer som traditionelle telefonbøger og vejvisere for lokalområdet/regionen med et indhold, der typisk karakteriserer sådanne publikationer. Der kan være tale om fagregistre, annoncer, navnefortegnelser, kort fra lokalområdet/regionen og offentlig information og andre centrale informationer.

Aftenskolekataloger mv. forstås som kataloger og lignende fra folkeoplysende foreninger mv., der er omfattet af folkeoplysningsloven.

Afgrænsningen i forhold til ”nej tak”-ordninger og selve afleveringen fremgår nedenfor under punkterne 2 og 3.

2. Muligheder for at afvise modtagelsen af adresseløse forsendelser

Der etableres to muligheder for tilmelding til en ”nej tak”-ordning, jf. pkt. 2.1 og 2.2 nedenfor. For hver ordning trykkes et klistermærke, som udleveres i forbindelse med tilmeldingen.

Hvem er omfattet

Modtagere

En adresse kan tilmeldes ”nej tak”-ordningerne, jf. nedenfor, hvis der på adressen er etableret et afleveringssted, dvs. brevindkast (brevsprække), brevkasse (postkasse) eller brevkasseanlæg.

Det er uden betydning, om adressen anvendes til privat helårsbeboelse eller midlertidigt ikke bebos, fx i forbindelse med salg, eller er et fritidshus. En privatperson kan fx tilmelde både sin adresse, som den er registreret i CPR-registret, og adresser uden bopælspligt, som den pågældende disponerer over, til en ”nej tak”-ordning.

Når et afleveringssted benyttes til omdeling af adresseløse forsendelser, skal der således altid bestå en adgang til at sige ”nej tak”.

Afsendere og distributører

Afsendere såvel som distributører, hvis virksomhed er omfattet af markedsføringsloven.

2.1. ”Reklamer – Nej tak”

Afsender og distributør skal respektere tilmeldingen udtrykt i det tilhørende mærke og helt undlade omdeling af reklamer mv., men kan dog omdele telefonbøger, lokale vejvisere, aftenskolekataloger mv., aviser og andre skrifter, jf. afgrænsningen i punkt 1.

Ved tilmelding til denne ordning kan adressen desuden forvente offentligt informationsmateriale mv. omdelt, jf. punkt 1, afsnit 5.

Da nogle borgere ønsker at blive fri for at modtage lokale ugeaviser mv., etableres der en mulighed for, at en adresse kan tilmeldes en udvidet ordning – ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”.

2.2. ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”

Afsender og distributør skal respektere tilmeldingen udtrykt i det tilhørende mærke og helt undlade omdeling af reklamer mv., herunder telefonbøger, lokale vejvisere, aftenskolekataloger mv., samt aviser og andre skrifter, jf. afgrænsningen i punkt 1.

Ved tilmelding til denne ordning kan adressen alene forvente omdelt offentligt informationsmateriale mv., jf. punkt 1, afsnit 5.

2.3. Tilmelding

De distributører, som har deltaget i forhandlingerne om retningslinjerne, fastlægger indbyrdes, hvordan ”nej tak”-ordningerne skal administreres og finansieres.

Det er forudsat, at distributører har en lige adgang til at trække oplysninger fra en database eller få meddelt oplysninger om tilmeldte adresser til samme priser og på lige vilkår. Er administrator selv distributør, forudsættes det endvidere, at betalingen for at stille oplysninger om tilmeldte adresser til rådighed for andre distributører ikke overstiger omkostningerne forbundet hermed.

Både til- og afmelding til en ”nej tak”-ordning skal være let og sikker for en modtager/afmelder af adresseløse forsendelser, som ønsker at til- eller afmelde sig en af ordningerne

Der skal fastsættes administrative procedurer for tilmelding, hvor det sikres, at den pågældende oplyses klart og tydeligt om den praktiske fremgangsmåde og om,

• hvad hver af de to ordninger indebærer,
• om udseendet af det mærke, der hører til hver ordning og om pligten til at opsætte dette ved afleveringsstedet på adressen,
• om muligheder for at afmelde sig igen,
• om opdateringer af tilmeldingen, om tidspunktet herfor samt om evt. ændringer i mærkets udseende i forbindelse med opdatering,
• om videregivelse af oplysninger om tilmelding (adresseoplysninger) til andre distributører,
• samt om muligheden for at henvende sig med klager eller forespørgsler samt forventet svartid, jf. punkt 4.
En tilmelding registreres i en database, og den pågældende får udleveret/fremsendt det mærke, som hører til henholdsvis ordningen ”Reklamer – Nej tak” og ordningen ”Reklamer og gratis aviser – Nej tak”, og orienteres igen om pligten til at opsætte mærket på brevkasse (postkasse), brevkasseanlæg eller ved brevindkast (brevsprække) i dør.

”Nej tak-ordningerne markedsføres bredt til borgerne med oplysning om, hvilke typer forsendelser adressen ikke vil modtage under hver enkelt ordning, på hvilke måder tilmelding kan ske, og hvilke krav der stilles til identifikation. Der skal gøres opmærksom på, at fx statslig, regional og kommunal information samt tilsvarende materiale dog ikke kan fravælges. En afsender af denne type forsendelse skal således ikke respektere en tilmelding til en ”nej tak”-ordning efter disse retningslinjer.

Tilsvarende skal der fastsættes procedurer for afmelding.

2.4. Opdatering af tilmeldinger

For at sikre, at registrerede data om en adresse er korrekte (der kan fx være sket flytning), foretages der opdatering af tilmeldingerne i den etablerede database med det tidsinterval, der findes behov for. Det forventes, at opdatering foretages ca. hvert andet år. Den, der har forestået tilmeldingen af adressen (uanset tidspunktet for tilmeldingen), skal på et nærmere udmeldt tidspunkt spørges, om adressen stadig skal være tilmeldt den valgte ”nej tak”-ordning, eller man ønsker ændringer.

De tilmeldte skal tilbydes flere muligheder for at melde tilbage. Besvares henvendelsen ikke inden for den fastsatte frist, som skal have en rimelig længde, tages adressen ud af databasen, og adressen modtager fremover alle adresseløse forsendelser.

Tilmeldte til en af de to ordninger skal oplyses klart og tydeligt om

• muligheden for at ændre i tilmeldingen,
• konsekvensen af ikke at svare inden for fristen,
• evt. udlevering/fremsendelse af nyt mærke (med beskrivelse af det nye udseende, fx ændret farve),
• evt. aftagning af det siddende mærke fra brevkasse (postkasse), brevkasseanlæg eller ved brevindkast (brevsprække) i dør og opsætning af nyt mærke.
Afsendere og distributører kan omdele alle typer adresseløse forsendelser til adresser, som ikke er tilmeldt en af de to ordninger.

3. Korrekt aflevering

Hvem er omfattet

Modtagere

Alle adresser, der omdeles til. Det kan være private helårsboliger, fritidsboliger, erhvervsvirksomheder og private og offentlige institutioner.

Afsendere og distributører

Afsendere af adresseløse forsendelser, der er omfattet af disse retningslinjer, jf. punkt 1, og som selv står for afleveringen, samt erhvervsdrivende distributionsvirksomheder skal aflevere forsendelserne som angivet i det følgende. For de erhvervsdrivende distributionsvirksomheder gælder dette også adresseløse forsendelser, der ikke indgår under ”nej tak” ordningerne. Disse virksomheder skal således opfylde retningslinjernes punkt 3 og 4 for alle typer adresseløse forsendelser.

Aflevering skal i alle tilfælde ske på en ordentlig og hensigtsmæssig måde til mindst mulig ulempe for modtageren.

De adresseløse forsendelser må ved afleveringen ikke blive siddende i brevindkastet (brevsprækken), i brevkassen (postkassen) eller i brevkas­se­­anlægget, sættes i dørhåndtaget, smides på dørmåtten/i opgangen, i ejendommens indgangsparti/i havegangen el.lign.

Kan en brevkasse (postkasse)/et brevkasseanlæg ikke rumme yderligere, eller får omdeleren indtryk af, at der ikke har været nogen på adressen i længere tid, må de adresseløse forsendelser ikke afleveres.

Kravene er bl.a. fastsat under hensyn til, at uvedkommende ikke må kunne konstatere, at der ikke er nogen hjemme/til stede på adressen.

Lyd- og billedreklamer på elektroniske medier omfatter medier til brug i pc’er, cd-afspillere og tilsvarende udstyr (fx cd eller cd-rom). Sådanne reklamer skal ved adresseløs omdeling være omhyggeligt og forsvarligt emballeret, så det er nødvendigt at bryde emballagen for at komme til indholdet. Se endvidere punkt 3.1.

3.1. Vareprøver

Indeholder forsendelsen en vareprøve med et indhold eller af en størrelse, der kan udgøre en risiko for børn eller husdyr, skal den afleveres i aflåst brevkasse (postkasse)/brevkasseanlæg eller afleveres til en voksen person, der befinder sig på modtageradressen. Kan prøven ikke afleveres til en voksen, kan der i stedet afleveres en meddelelse om, at prøven er forsøgt afleveret samt oplysning om kontaktsted, hvor modtageren kan få prøven udleveret ved henvendelse. Lyd- og billedreklamer på elektroniske medier skal vurderes i relation til punktet her.

3.2. Aflevering i landområder

Det kan aftales med beboeren, ejeren eller lejeren på adressen, at aflevering af adresseløse forsendelser sker i en brevkasse (postkasse) eller et rør, opsat vederlagsfrit af distributøren, ved ejendommens indkørsel. Det kan også aftales, at aflevering sker ved udkast fra bil ved ejendommens indkørsel, hvilket dog forudsætter plastomslag på forsendelsen. Afleveringsformerne må alene anvendes ved omdeling til adresser, hvor beboeren, ejeren eller lejeren udtrykkeligt har indvilget i en sådan aflevering af forsendelserne. Afleveringen skal i øvrigt foretages efter samme principper som angivet under punkt 3.

4. Kontrol med overholdelsen af retningslinjerne

4.1. Distributørernes pligter

Distributørerne skal oprette et enkelt og effektivt klagesystem, der skal kunne behandle enhver klage over manglende overholdelse af retningslinjerne. Oprettes der flere klageinstanser, der alene behandler klager over enkelte distributørers omdeling, har en klageinstans, der ikke kan behandle den modtagne klage, pligt til straks at videresende denne til rette klageinstans til besvarelse. En klage bør under alle omstændigheder være besvaret inden 7 dage. Tilsvarende skal gælde for almindelige forespørgsler.

Klager skal kunne indgives på flere måder – fx elektronisk, ved brev eller pr. telefon.

Henvendelser i forhold til en ”nej tak”-ordning skal holdes op mod registreringen i databasen og forholdene på afleveringsstedet.

Antallet og karakteren af klager over manglende overholdelse af retningslinjerne samt håndteringen af disse skal registreres og indberettes til Forbrugerombudsmanden hvert halve år, første gang ½ år efter retningslinjernes ikrafttræden.

Den enkelte distributør skal i sin organisation sørge for:

• at indføre systemer med procedurer, der sikrer en ordentlig omdeling af forsendelserne i overensstemmelse med retningslinjerne. Herunder hører en tilstrækkelig oplæring af omdelerne, etablering af kontrolsystemer til løbende vurdering af omdelingen og procedurer for håndtering af reklamationer samt for opfølgning på fejl, der opdages i egne kontroller.
• at systemer/procedurer virker efter hensigten, hvad enten der er tale om fejl, man selv er stødt på i forbindelse med egenkontrol, eller fejl, man er blevet gjort opmærksom på, så konstaterede problemer kan løses målrettet og hurtigst muligt og inden for en rimelig periode. Problemer skal løses både i forhold til omdelerne og modtagerne af adresseløse forsendelser.
4.2. Evaluering af retningslinjerne

Der foretages en evaluering af retningslinjerne 1 år efter disses ikrafttræden. Evalueringen foretages på baggrund af indberetninger til Forbrugerombudsmanden om den praktiske indførelse og drift af ”nej tak”-ordningerne og erfaringerne omkring aflevering af adresseløse forsendelser. Samtidig tages der stilling til behovet for en senere evaluering.

5. Ikrafttræden

Retningslinjerne træder i kraft den 30. april 2009. Samtidig ophæves retningslinjer for omdeling af adresseløse forsendelser, herunder vareprøver, af december 1995 (pkt. 4 revideret januar 2005).

[i] jf. lov nr. 1389 af 21. december 2005 om markedsføring, som ændret ved lov nr. 538 af 8. juni 2006, lov nr. 1547 af 20. december 2006 og lov nr. 181 af 28. februar 2007.
[ii] Opmærksomheden henledes tillige på medieansvarsloven, lovbekendtgørelse nr. 85 af 9. februar 1998, som ændret ved lov nr. 433 af 31. maj 2000 og lov nr. 1404 af 21. december 2005

[iii] Lovbekendtgørelse nr. 535 af 14. juni 2004 om støtte til folkeoplysende voksenundervisning, frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde og daghøjskoler samt om Folkeuniversitetet

[iv] Under iagttagelse af lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger, som ændret ved lov nr. 280 af 25. april 2001, lov nr. 552 af 24. juni 2005 og lov nr. 519 af 6. juni 2007, særligt § 28 om oplysningspligt ved indsamling af oplysninger hos den registrerede selv

[v] Under iagttagelse af forbudet mod uanmodet personlig henvendelse, jf. § 6, stk. 1, i lov nr. 451 af 9. juni 2004 om visse forbrugeraftaler